Was tun, wenn wieder einmal mehr Aufgaben da sind als Zeit, sie alle zu bearbeiten? Fast jeder kennt dieses Problem. Eine Lösung ist die Kategorisierung von Aufgaben in die Dimensionen Wichtig und Dringend.
Die Definition von «wichtig» und «dringend» ist relativ und kann individuell sehr verschieden sein. Meine Definition, die ich auch bei der Arbeit für meine Agentur Wortspiel anwende, lautet wie folgt:
- Wichtig = Was steht auf dem Spiel: Wenig Umsatz (oder Reputation) vs. Viel Umsatz (oder Reputation)
- Dringend = Wie gross ist die Konsequenz, nicht sofort zu handeln: Keine Konsequenz vs. Drama (Kunde sehr verärgert, Kündigung droht)
Jede Aufgabe lässt sich nach diesen Kategorien in eine Matrix einordnen, die nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower als „Eisenhower-Matrix“ bekannt ist (siehe Bild oben).
Der „Sweet Spot“ ist der Bereich, in dem ich am häufigsten arbeiten möchte – in der Grafik ist dies „Important, Less urgent“ (blau). „Do First“-Aufgaben lassen sich nie ganz vermeiden, aber mit guter Planung minimieren. So kann ich mich wirklich wichtigen Aufgaben widmen, aber ohne ständigen Zeitdruck.
Weitere, gute Interpretationen der Eisenhower-Matrix mit Beispielen sind:
Es gibt übrigens keine Hinweise darauf, dass der namensgebende US-Präsident Eisenhower das nach ihm benannte Prinzip selbst praktiziert oder gelehrt hat.
Es geht lediglich zurück auf ein Zitat, das ihm zugeschrieben wurde: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“
Zu Deutsch: «Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Dringende sind selten wichtig, und wichtige sind selten dringend.»
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